KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

 

ARTI365 DANIŞMANLIK HİZMETLERİ ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

 

İÇİNDEKİLER

 

 

1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI	3
2. KAVRAMLARA AİT TANIMLAR	4
3. KİŞİSEL VERİLERİN KAYIT ORTAMLARI	5
4. ÇALIŞAN, ADAY, STAJYER VE FİZİKSEL ZİYARETÇİ KİŞİ GRUPLARI	5
4.1. Aday ve Stajyer Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler	5
4.2. Çalışan Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler	6
4.3. Stajyer ve Adayların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları	8
4.4. Çalışanların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları	8
4.5. Çalışan, Stajyer ve Adayların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri	9
4.6. Stajyer ve Adaylar Hakkında Referans Araştırması Yapılması	9
4.7. Çalışan, Stajyer ve Adayların Kişisel Verilerine İlişkin Hakları	10
4.8. Stajyerlik ve Adaylık Sürecinde Toplanan Kişisel Verilerden İşe Alım Halinde İşlenmesine Devam Edilecek Olanlar	10
4.9. Çalışanların, Stajyer veAdayların Kişisel Verilerinin Güvenliği	10
5. MÜŞTERİ – TEDARİKÇİ veya TEDARİKÇİ ÇALIŞANI	10
5.1. Müşterilere İlişkin Toplanan Kişisel Veriler	10
5.2. Tedarikçi veya Tedarikçi çalışanı Toplanan Kişisel Veriler	11
5.3. Müşterilerinve Tedarikçi veya Tedarikçi Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları	11
5.4. Müşterilerin ve Tedarikçi veya Tedarikçi çalışanı Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri	12
5.5. Müşterilerin ve Tedarikçi veya Tedarikçi çalışanı Kişisel Verilerine İlişkin Hakları	12
6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER	12
6.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme	13
6.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama	13
6.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme	13
6.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma	13
6.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme	13
7.KİŞİ GRUPLARININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ ŞARTLARI	14
7.1. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi	14
7.2. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması	14
7.3. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması	14
7.4. ARTI365’inHukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi	15
7.5. Kişi Gruplarının Kişisel Verisini Alenileştirmesi	15
7.6. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması	15
7.7. Meşru Menfaate Dayalı Olarak Verilerin İşlenmesi	15
7.8. Kişi Grubunun Kişisel Verilerinin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi	15
8. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENEBİLECEĞİ HALLER	15
8.1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi	16
8.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rıza Olmaksızın İşlenebileceği Haller	16
9. KİŞİ GRUBUNUN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ	16
10. KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZE EDİLMESİ	17
11. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI	17
11.1. İşlenme Koşulları	17
11.2. İşleme Amaçları	18
12. KİŞİSEL VERİLERİN YURTİÇİ VE/VEYA YURTDIŞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE AKTARILMASI	20
12.1. Kişisel Verilerin Aktarılması	20
12.2. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları	20
13. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ	21
14. KİŞİ GRUPLARININ YASAL HAKLARI VE KULLANMA YÖNTEMLERİ	21
14.1. KVKK Kapsamında Kişisel Verilere İlişkin Haklar	21
14.2. Kişisel Verilere İlişkin Hakların Kullanılmasına İlişkin Esaslar	22
15. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLENEBİLİRLİK	22

 

 

1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

ARTI365 DANIŞMANLIK HİZMETLERİ ANONİM ŞİRKETİ (ARTI365) KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİPOLİTİKASI(“Politika”)ARTI365tarafından gerçekleştirilmekte olan işleme faaliyetlerine ve işlenmekte olan kişisel verilerin korunmasına yönelik iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

 

2010 yılında yapılan değişiklik sonucunda Anayasanın 20. maddesine eklenen fıkra ile kişisel verilerin korunması Anayasal güvence altına alınmış ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin usul ve esasların kanunla düzenleneceği hükme bağlanmıştır. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 07.04.2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Öncelikle bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda ARTI365, şirket bünyesinde farkındalığın oluşması için gerekli çalışmaları düzenleyerek ve iç işleyişi kişisel verilerin korunması mevzuatına uyumlu hale getirerek bunu bir şirket politikası haline getirmektedir.

 

Bu Politika, ARTI365tarafından kişisel verilerin korunması kanunu ve ilgili mevzuat ile ortaya konulan düzenlemelerin uygulanması bakımından yol gösterme amacı taşımaktadır.

 

2. KAVRAMLARA AİT TANIMLAR

AÇIK RIZA	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
ANONİM HALE GETİRME	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİ	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler, çalışanlar.
KİŞİSEL VERİ	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ	Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
VERİ İŞLEYEN	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
VERİ SORUMLUSU	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişidir.
KVKK	6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

 

3. KİŞİSEL VERİLERİN KAYIT ORTAMLARI

ARTI365 tarafından kişisel veriler aşağıdaki kayıt ortamları aracılığıyla işlenmektedir.

• Sunucular
• Veri Merkezleri
• Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)
• Kişisel bilgisayarlar
• Optik diskler (CD, DVD vb.)
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
• Yazılımlar (ofis yazılımları, devlet kurumlarına ait yazılımlar)
• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
• Elektronik olmayan yazılı, basılı, görsel ortamlar

 

4. ÇALIŞAN,ADAY, STAJYERVE FİZİKSEL ZİYARETÇİ KİŞİ GRUPLARI

 

4.1.Stajyer ve Aday Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

ARTI365,iş başvurusu amacıyla kendisine başvuran aday kişi grubuna ilişkin olarak;

• Ad Soyadı
• Doğum yeri/tarih
• Telefon, Adres
• Eğitim durumu
• İş deneyimleri
• Mesleki Deneyim
• Referans
• Sürücü Belgesi Bilgileri

 

4.2. Çalışan Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

ARTI365,iş ilişkisi/ iş sözleşmesinin ifası nedeni ve amacıyla çalışan kişi grubuna ilişkin olarak;

• Ad Soyadı
• İkamet adresi
• Yakın Bilgileri (eş ve çocuklar)
• Çocuk sayısı
• Eş çalışır/çalışmaz
• Bölüm İşyeri
• İşe giriş tarihi
• Cinsiyet
• Doğum Tarihi
• Medeni Hali
• Görevi
• Ücret
• Banka adı-şube
• Hesap No-IBAN No
• Engel Durumu
• BES-AGİ Formu
• Kimlik fotokopisi
• İşe Giriş Periyodik Muayene Formu
• İkametgâh belgesi
• Sabıka Kaydı
• İş Sözleşmesi
• SRC Belgesi
• Diploma
• İşe Giriş/ Periyodik Muayene
• Adres
• Telefon
• Cinsiyeti
• Yaş
• Doğum Tarihi/Yeri
• Kullanılan İlaçlar
• Boy-Kilo
• İşitme Testi
• Akciğer filmi
• Portör Muayenesi
• Kan Grubu
• SFT
• Tam Kan Testi
• Engellilik ve Meslek Hastalığı Bilgileri
• Geçirilmiş ameliyatlar
• Kronik Rahatsızlıklar
• İSG Uzmanı Sicil No
• İş yeri Hekimi Diploma No
• İP ADRESİ
• MAC ADRESİ
• ERİŞİM LOG KAYITLARI
• Video-Fotoğraf
• Dosya No
• İcra kesintileri
• IBAN NO
• Adres
• TCKN

 

4.3. Adayların ve Stajyerlerin Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

ARTI365başvurunun niteliğini dikkate alarak adayın aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• Stajyer veya Adayın niteliğini, tecrübesini, ilgisini ve açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek,
• Gerektiği takdirde, adayın ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle iletişime geçip aday hakkında referans araştırması yapmak,
• Başvuru ve işe alım süreci hakkında aday ile iletişime geçmek veya uygun olduğu takdirde, sonradan yurtiçinde veya yurtdışında açılan herhangi bir pozisyon için aday ile iletişime geçmek,
• Herhangi bir mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşun taleplerini karşılamak,
• ARTI365’nin uyguladığı işe alım ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek,
• İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yapılması gereken faaliyetleri icra etmek.

 

4.4. Çalışanların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

ARTI365çalışan kişi grubunun aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• ARTI365’in uyguladığı iş sözleşmesi ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek,
• Acil durum süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Denetim etik faaliyetlerin yürütülebilmesi,
• İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Doğabilecek uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurum veya kuruluşların taleplerinin karşılanabilmesi,
• Çalışanın istihdamı ile ilgili olarak yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,
• Personellere maaş hesabı açılması, gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi, telefon verilmesi, telefon hattı verilmesi, yemek kartı verilmesi, otomatik bireysel emeklilik işlemlerinin yerine getirilmesi amacıyla,
• Çalışanın görevini yerine getirebilmesi için gerekli sağlık koşullarının takibi amacıyla;
• Çalışanın maaşına konulan maaş hacizlerinin takibi amacıyla,
• ARTI365’in gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi amacıyla,
• Acil durumların varlığı halinde Çalışanın kendi rızası ile verdiği kişiler ile iletişime geçilmesi amacıyla,
• İşe giriş ve çıkışların tespiti ve kontrolü amacıyla,
• Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanması amacıyla,
• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vs. gibi işlevlerin yerine getirilmesi,
• İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerinin kaydedilmesi,
• Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vs. ilgili tüm mevzuatlar)
• İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yapılması gereken faaliyetlerin icra etmek.

 

4.5.Çalışanların ve Adayların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

İşe alım sürecinde adayların kişisel verileri bu Politika’da belirtilen diğer yöntem ve vasıtalarla birlikte veya ek olarak aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanmaktadır:

• Matbu veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formu,
• Adayların ARTI365’ee-posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler,
• İstihdam veya danışmanlık şirketleri, İşkur, İK siteleri ile Linkedin,
• Aday tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile ARTI365 tarafından yapılan araştırmalar.

ARTI365,toplanan kişisel verileri bilgisayar sistemleri ve insan kaynakları personeli vasıtasıyla otomatik olan veya otomatik olmayan yollarla işler.

 

4.6. Adaylar ve Stajyerler Hakkında Referans Araştırması Yapılması

ARTI365,adaylar ve stajyerler hakkında, adayların ve stajyerlerin iş başvuru formunda ilgili alanları doldurmak suretiyle belirtmiş olduğu bilgiler ile referans araştırması yapabilir.

Yapılacak referans araştırması genel olarak adayın ve stajyerin verdiği bilgilerin doğruluğunu teyit etmeye yönelik olacaktır. Ayrıca adayın vestajyerin kendisi hakkında sakladığı ve ARTI365açısından risklerin doğmasına sebep olabilecek bilgileri tespit etmek de yapılabilecek araştırmanın amaçları arasında olacaktır.

Referans araştırması yapılması amacıyla iletişime geçilecek olan kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğü ilk iletişim anında ARTI365yetkilisi tarafından yerine getirilecektir.

Yapılacak referans araştırması kapsamında üçüncü kişilerle adaylara ait kimlik bilgileri, iş ve eğitim tecrübeleri gibi gerekli kişisel veriler paylaşılabilir. Ayrıca stajyerler ve adaylar hakkında üçüncü kişilerden kişisel veri elde edilebilir.

Stajyerler ve Adaylar, kendileri ile ilgili yapılacak referans araştırması hakkında her zaman ARTI365ile irtibat kurabilir.

 

4.7.Çalışanların ve Adayların Kişisel Verilerine İlişkin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 11. Maddesinden kaynaklanan haklarını kullanmak isteyen adaylar bu Politika ‘da açıklanan usul ve esaslar kapsamında ARTI365’ ebaşvurabilirler.

 

4.8.Stajyerlik ve Adaylık Sürecinde Toplanan Kişisel Verilerden İşe Alım Halinde İşlenmesine Devam Edilecek Olanlar

İşe alım süreçleri boyunca stajyer ve aday hakkında toplanan ve işlenen tüm kişisel veriler, adayın ilgili açık pozisyonda istihdam edilmesine karar verilmesi halinde özlük dosyasına aktarılır.

 

4.9.Çalışanların, Stajyerlerin veAdayların Kişisel Verilerinin Güvenliği

ARTI365işlediği kişisel verilerin güvenliği bakımından, veri konusu kişi grupları (aday, stajyer gibi) arasında ayrım gözetmez. Kişisel verilerin güvenliği hakkında detaylı bilgi bu dokümanın kişisel verilerin güvenliğine ilişkin bölümünde yer almaktadır.

 

5. MÜŞTERİ

 

5.1. Müşterilere İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

ARTI365 tarafından müşteriyesunulan hizmet, ürün ya da ticari faaliyete bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle beraber; sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, ARTI365 tarafından temin edilerek ve ARTI365ürün ve hizmetlerini kullanımınız süresince aşağıda yer alan kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Ad-Soyadı
• Adres
• Telefon
• E-posta
• TCKN
• Banka IBAN No Bilgileri(İade işlemleri sırasında)
• Fatura Bilgisi

 

5.2.Tedarikçi veya Tedarikçi çalışanı İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

• Ad ve soyadı
• Telefon numarası,
• Elektronik posta adresi (iletişim bilgileri),
• Adres
• TC kimlik numarası
• Firma Cari Bilgisi
• İmza

 

5.3. Müşterilerin ve Tedarikçi yetkilisi veya Tedarikçi çalışanı Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

ARTI365,müşteriye sunduğu hizmet ile aralarındaki iş ilişkisini dikkate alınarak müşterinin aşağıdaki amaçla kişisel verilerini işlemektedir:

 

• Müşteriye sağlanan kargo vb. hizmetlerin sağlıklı şekilde gerçekleştirilebilmesi.
• İrsaliye Fatura gönderimi için verilerden yaralanmak
• Herhangi bir uyuşmazlıkta uyuşmazlığın giderilmesi için kullanmak
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Mal Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
• Mal/ Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal/ Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal/Hizmet Satın Alma Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim faaliyetlerinin yerine getirilmesi
• Ortaya çıkan uygunsuzlukların kapatılması amacıyla işlenmektedir.
• İcra işlemlerini gerçekleştirmek
• Ödeme veya tahsilat işlemleri için tedarikçiden veya müşteriden alınan bilgiler

 

5.4. Müşterilerin Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

Görüşme ve/ veyadeğerlendirme sürecinde müşterilerin kişisel verileri bu Politika’da belirtilen diğer yöntem ve vasıtalarla birlikte veya ek olarak aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanabilir:

• Sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda; e-posta, yazılı dilekçe/ öneri-talep formları/ teknik servis formları ile.
• İlgili kişiden talep ediliyor, fuar, toplantı vb. etkinlikler,
• İnternet sitesi üzerinden

 

5.5. Müşterilerin Kişisel Verilerine İlişkin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndan (“KVKK”) kaynaklanan haklarını kullanmak isteyen müşteriler bu Politika ‘da açıklanan usul ve esaslar kapsamında ARTI365’nebaşvurabilirler.

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER

 

ARTI365, kişisel verilerin korunması konusunda şirket politikası olarak özel bir hassasiyet göstermekte olup bu doğrultuda aşağıdaki temel ilkelerin ışığında hareket etmektedir.

 

6.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket edilmektedir.

 

6.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Kişi gruplarının işlenen kişisel verilerinin doğru ve güncel olması için dönemsel kontrol ve güncellemeler yapılmakta ve bu doğrultuda gerekli tedbirler alınmaktadır. Bu kapsamda kişisel verilerin doğruluğunu kontrol etme ve gerekli düzeltmeleri yapmaya yönelik sistemler ARTI365bünyesinde oluşturulur.

 

6.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Kişisel veriler açık, belirli ve meşru veri işleme amaçlarına dayalı olarak işlenmektedir. Verilerin hangi amaçla işleneceği, aşağıda detaylı olarak yer almaktadır.

 

6.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Kişisel veriler öngörülen amaç/amaçların gerçekleştirilebilmesi için ölçülü, amaçla ilintili ve sınırlı biçimde işlenmekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır.

 

6.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

ARTI365kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde, kişisel veriler ARTI365’nin Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikasına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

 

7.KİŞİ GRUPLARININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ ŞARTLARI

 

İlgili kişi gruplarının açık rızası, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini olanaklı kılan hukuka uygunluk sebeplerinden sadece bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yer alan diğer hukuka uygunluk sebeplerinden birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir.

Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen hukuka uygunluk sebeplerinden yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen kişisel verilerin, özel nitelikli kişisel veri olması halinde ise; aşağıda “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenebileceği Haller” başlığı içerisinde yer alan koşullar uygulanır.Kişi grupları, işbu Politika ile işlenen kişisel verilerinin hangileri olduğu, kişisel verilerinin hangi amaçlarla ve hangi sebeplerle işlendiği, kişisel verilerinin hangi kaynaklardan toplandığı, bu kişisel verilerin kimlerle paylaşılacağı ve nasıl kullanılacağı gibi konular hakkında bilgilendirilir.

 

7.1. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Kanunlarda açıkça kişisel veri işlenmesi öngörüldüğü hallerde, ARTI365verisi işlenecek kişi gruplarının ayrıca açık rızasını almadan kişisel verilerini işler. Örneğin Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca üyelik, ticari elektronik izni verilmesi, sipariş, ödeme, teslimat, ürüne ilişkin iptal veya iade gibi süreçlerde kişisel verilerin işlenmesi.

 

7.2. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişi grubunun kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde kişi grubunun açık rızası alınmaksızın verileri işlenebilir.

 

7.3. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde veriler işlenebilir.

 

7.4.ARTI365’inHukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülükleri yerine getirmek için işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza alınmaksızın kişi grubunun kişisel verileri işlenebilir.

 

7.5. Kişi Gruplarının Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Kişi grubunun, kişisel verisinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde, açık rızaya gerek olmaksızın veriler işlenebilir. Örneğin Üyenin internette, sosyal medya hesaplarında herkese açık olarak paylaşmış olduğu kişisel veriler, bu paylaşım iradesine uygun ve ölçüde olduğu takdirde işlenebilecektir.

 

7.6. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişi grubunun açık rızası alınmaksızın verileri işlenebilir. Örneğin Üyenin mahkemeye yapmış olduğu bir şikayete istinaden bilgilerinin bu şikayet dosyasına konulması.

 

7.7. Meşru Menfaate Dayalı Olarak Verilerin İşlenmesi

Kişi grubunun temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla ARTI365’ninmeşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişi grubunun açık rızası alınmaksızın kişisel verileri işlenebilir. Örneğin Müşteri memnuniyetini sağlamak amacıyla ARTI365 tarafından memnuniyet anketleri yapılması.

 

7.8. Kişi Grubunun Kişisel Verilerinin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi

Kişi grubunun kişisel verileri, yukarıda madde 5(2)’debelirtilen şartlardan herhangi birine dayalı olarak işlenemediği durumlarda, açık rızaya dayalı olarak işlenecektir.

 

8. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENEBİLECEĞİ HALLER

Kişisel verilerin bir kısmı, “özel nitelikli kişisel veri” olarak ayrı şekilde düzenlenmekte ve özel bir korumaya tabi olmaktadır.

 

8.1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi

Özel nitelikli kişisel veriler, kişi grubunun açık rızası olması halinde, bu Politikada belirtilen ilkeler ve gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak işlenebilir.

 

8.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rıza Olmaksızın İşlenebileceği Haller

Özel nitelikli kişisel veriler, kişi grubunun açık rızası bulunmayan durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenebilecektir:

• Kişi grubunun sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
• Kişi grubunun sağlığına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

 

9. KİŞİ GRUBUNUN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

 

Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişi grubu ARTI365 tarafından bilgilendirilir. Bu kapsamdaARTI365irtibat kişisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişi gruplarının sahip oldukları haklar kendilerine bildirilir.

 

Kişi gruplarının, kişisel verilerine ilişkin bilgi talep etmesi halinde arti365danismanlik@hs01.kep.trve kvkk@arti365danismanlik.come-posta adreslerine, kayıtlı elektronik posta(KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya daARTI365sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresini kullanmak suretiyle e-posta göndererek ya daCUMHURİYET MAHALLESİ YENİYOL SK. NO:8 D:16, 34380 ŞİŞLİ/İSTANBUL adresine yazılı başvuruda bulunulması halinde gerekli bilgilendirme yapılır.

 

10. KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZE EDİLMESİ

Bu POLİTİKA kapsamında, ARTI365 tarafından kişi gruplarının aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel verileri işlenmektedir:

• Kimlik Bilgisi
• İletişim Bilgisi
• Özlük Bilgisi
• Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi
• Felsefi inanç, dil, din, mezhep
• İşlem Güvenliği Bilgisi
• Finansal Bilgi
• Meslek Deneyim Bilgisi
• Sağlık Bilgileri

 

11. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

 

11.1. İşlenme Koşulları

Kişisel veriler aşağıdaki koşullarla sınırlı olarak işlenmektedir. Bu koşullar;                   

• Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin ilgili faaliyetin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kişisel verilerinizin ARTI365 tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
• Kişisel verilerin işlenmesinin ARTI365’inhukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verilerin kişi grubu tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde ARTI365 tarafından işlenmesi,
• Kişisel verilerin ARTI365 tarafından işlenmesinin ARTI365veya kişi gruplarının veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Kişi gruplarının temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla ARTI365’inmeşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
• ARTI365 tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının ilgili kişinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da ilgili kişinin fiili imkânsızlık veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması.

Yukarıda belirtilen şartların bulunmaması halinde; kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmak için ARTI365kişisel veri sahiplerinin açık rızalarına başvurmaktadır.

 

11.2. İşleme Amaçları

ARTI365kişisel verileri; aşağıda belirtilen amaçlarla işlemektedir:

 

Aday- Çalışan-Stajyer Grubu için:

• İşe alım süreçlerinin gerçekleştirilebilmesi,
• Adayların değerlendirilebilmesi,
• Özlük dosyasının oluşturulması,
• Performans değerlendirmesi yapılabilmesi,
• İşin gereklerini sürekli olarak yerine getirmeye ehil olup olmadığının tespiti,
• İş akdi çerçevesinde çalışan kişilerin genel sigorta, özel sigorta ve sair işlemlerinin yürütülebilmesi,
• Yan hak süreçlerinin yönetilebilmesi, periyodik sağlık kontrollerinin gerçekleştirilmesi, işe giriş ve çıkış işlemlerinin yapılması,
• Kanuni takibat işlemlerinin yapılması

 

Müşteri Grubu için:

• Müşteri tarafından istek doğrultusunda doldurulmuş bulunan öneri ve talep formlarının değerlendirilmesi ve işin geliştirilmesi.
• Müşterilere sağlanan hizmetlerin sağlıklı şekilde gerçekleştirilmesi.
• Kanuni takibat işlemlerinin yapılması
• Müşterilere sağlanan kurulum, kargo vb. hizmetlerin sağlıklı şekilde gerçekleştirilmesi.

 

Soruşturmayı veya yargılamayı yürüten makamı temsil eden kamu görevlisi, idari kurum çalışanı için:

• Yasal ve idari süreçlerin yönetiminde ihtiyaç duyulabilecek bilgi ve belgelerin temini.
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/ Denetimiİş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerinin Alınması ve Değerlendirilmesi
• Lojistik Faaliyetlerin Yürütülmesi
• Mal/ Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
• Mal/ Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal/ Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Yasal gereksinim
• Anlaşmazlıkların Çözümü

 

Çevrimiçi Ziyaretçi için:

• Yasal düzenlemelere uyum gereği.
• Çevrimiçi ziyaretçi ve kullanıcıların sistem hareketlerinin loglanması.

 

Hissedar/Ortak için:

• Yasal ve idari süreçlerin yönetiminde ihtiyaç duyulabilecek bilgi ve belgelerin temini

 

 

12. KİŞİSEL VERİLERİN YURTİÇİ VE/VEYA YURTDIŞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE AKTARILMASI

 

Kişi grubuna ait kişisel veriler, işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınarak üçüncü kişilere (üçüncü taraf şirketlere, üçüncü gerçek kişilere) aktarılabilmektedir.

 

12.1. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, KVKK Madde 8 ve Madde 9’da öngörülen koşulların gerçekleşmesi durumunda üçüncü kişilere aktarılabilir.

Siteye üye olmayan çevrimiçi ziyaretçilerin anonim nitelikteki bilgileri, site kullanım alışkanlıkları çerezler ile toplanmaktave paylaşılabilmektedir.

 

12.2. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıda sıralanan veri konusu kişi gruplarına aktarılabilir:

• İş ortaklarına (Bağımsız Denetmenler, Anlaşmalı olunan sigorta şirketleri),
• Firmanın sosyal medya hesaplarında bu hesapları takip eden kişiler ile(şirket içinde kutlama ve etkinliklerde kişilerin açık rızaları doğrultusunda(fotoğraf paylaşımı da dahil) çekilen fotoğraf ve videolar için),
• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine (Şirket Avukatı/ Hukuk Müşaviri, İşyeri Hekimi).

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlar ile aktarılmaktadır:

• ARTI365’nin uyguladığı iş sözleşmesi ilkelerini geliştirilmesi ve iyileştirilmesi,
• Acil durum süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Doğabilecek uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurum veya kuruluşların taleplerinin karşılanabilmesi,
• Performans değerlendirmesi yapmak ve ücret politikaları belirlenmesi.

 

13. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

 

Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek makul önlemler alınmaktadır.

Kişisel verilere, erişim yetkisi bulunan kişilerden başkasının erişmesini engellemek adına gereken her türlü teknik ve fiziki önlemler alınır. Bu kapsamda özellikle yetkilendirme sistemi, hiç kimsenin gereğinden fazla kişisel veriye erişmesinin mümkün olmayacağı şekilde kurgulanır. Sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel verilerin güvenliği sağlanırken diğer kişisel verilere göre daha katı önlemler alınır.

Yetkilendirilmiş kişiler gereken güvenlik kontrollerinden geçirilir. Ayrıca bu kişiler görev ve sorumlulukları hakkında eğitilir.

Kişisel verilere erişim kayıtları teknik imkânlar elverdiği ölçüde tutulur ve bu kayıtlar düzenli aralıklarla incelenir. Yetkisiz erişim söz konusu olduğunda derhal soruşturma başlatılır.

ARTI365işlenen verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla aşağıdaki yükümlülüklere uyar:

 

 

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin konularda hukuka uygun ve dürüst davranma,
• Kişisel verileri doğru, tam ve eksiksiz işleme,
• Güncelliğini kaybeden kişisel verilerin güncellenmesi amacıyla gerekli çalışmaları yapma,
• Kişisel verilerin işlenmesinde herhangi bir hukuka aykırılık fark ettiğinde ilgili yöneticiyi bilgilendirme,
• Kişisel verilere ilişkin kanuni hakların kullanılabilmesi için gerekli yönlendirmeleri yapma.

 

14. KİŞİ GRUPLARININ YASAL HAKLARI VE KULLANMA YÖNTEMLERİ

14.1. KVKK Kapsamında Kişisel Verilere İlişkin Haklar

Kişisel verilere ilişkin olarak kişi gruplarının kullanabileceği haklar KVKK Madde 11’de yer almakta olup, aşağıdaki gibidir:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

 

14.2. Kişisel Verilere İlişkin Hakların Kullanılmasına İlişkin Esaslar

Kişisel verilere ilişkin hakları kullanmak için kişiler, arti365danismanlik@hs01.kep.tr ve kvkk@arti365danismanlik.come-posta adreslerine, kayıtlı elektronik posta(KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ARTI365sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresini kullanmak suretiyle e-posta göndererek ya dawww.arti365danismanlik.com sayfasında yer alan KVK Başvuru Formu’nu kullanarak başvuru yapabileceklerdir.Bu şekilde yapacağınız başvurulara en geç 30 gün içerisinde cevap verilecektir.

 

15. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLENEBİLİRLİK

İşbu Politika14.02.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika değişen koşullara ve mevzuata uyum amacıyla güncellenebilecektir. İlgili güncelleme hakkındawww.arti365danismanlik.comadresi üzerinden bilgi verilecektir.